Spis treści
Wielu przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą zadaje sobie pytanie: kto ma obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów? To jedno z podstawowych zagadnień księgowych, które ma kluczowe znaczenie zarówno dla rozliczeń z urzędem skarbowym, jak i dla przejrzystości finansowej firmy. Prowadzenie uproszczonej księgowości w formie księgi przychodów i rozchodów (KPiR) jest najczęstszym wyborem wśród mikro- i małych przedsiębiorstw. W artykule wyjaśniamy, kto powinien prowadzić KPiR, kiedy obowiązek ten przestaje obowiązywać oraz jakie są konsekwencje błędnego rozliczania.
Czym jest księga przychodów i rozchodów?
Księga przychodów i rozchodów to uproszczona forma ewidencji podatkowej, która pozwala na rejestrowanie przychodów oraz kosztów ich uzyskania. Dzięki niej przedsiębiorca może w prosty sposób określić dochód do opodatkowania. KPiR prowadzi się na podstawie wzoru określonego przez Ministerstwo Finansów – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.
To narzędzie nie tylko dla urzędu skarbowego – umożliwia także przedsiębiorcy bieżącą kontrolę nad finansami firmy, ocenę rentowności oraz planowanie wydatków.
Kto ma obowiązek prowadzenia KPiR?
Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy przede wszystkim:
osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
spółek cywilnych osób fizycznych,
spółek jawnych osób fizycznych,
spółek partnerskich.
Warunkiem jest, by przychody netto z działalności nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym limitu określonego w ustawie (obecnie to 2 mln euro, przeliczone na złote według kursu z dnia 1 października poprzedniego roku). Po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorca ma obowiązek przejścia na pełną księgowość.
Jakie dokumenty należy ewidencjonować?
W księdze przychodów i rozchodów zapisuje się wszystkie:
faktury sprzedaży i zakupu,
paragony (jeśli stanowią koszt),
listy płac (jeśli występują koszty pracownicze),
dowody wewnętrzne (np. rozliczenia delegacji),
inne koszty związane z działalnością.
Zapisów dokonuje się chronologicznie, zgodnie z datą powstania dokumentu księgowego. Dodatkowo przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także – jeśli jest podatnikiem VAT – ewidencję VAT.
Czy KPiR można prowadzić samodzielnie?
W teorii tak – wiele firm na początku działalności decyduje się na samodzielne prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, korzystając z ogólnodostępnych programów lub arkuszy kalkulacyjnych. W praktyce jednak każda pomyłka może skutkować problemami w rozliczeniach podatkowych, korektami, a nawet karami od urzędu skarbowego. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na powierzenie tego obowiązku profesjonalnemu biuru rachunkowemu.
W MBTax oferujemy kompleksową obsługę KPiR – od bieżącej ewidencji, przez rozliczenia ZUS i VAT, po przygotowanie rocznych deklaracji podatkowych. Nasze doświadczenie pozwala uniknąć błędów, a Ty możesz skupić się na prowadzeniu firmy.
Co grozi za brak KPiR lub błędy w ewidencji?
Nieprowadzenie księgi przychodów i rozchodów mimo obowiązku może skutkować:
odpowiedzialnością karną skarbową,
domiarami podatkowymi,
utratą możliwości korzystania z preferencyjnych form opodatkowania,
negatywną oceną podczas kontroli podatkowej.
Błędy w księdze mogą prowadzić do konieczności korekty zeznań podatkowych i wyższych obciążeń fiskalnych. Dlatego tak ważne jest, aby prowadzenie KPiR zlecić fachowcom, którzy znają aktualne przepisy i potrafią działać zgodnie z wytycznymi urzędów.
Często zadawane pytania
Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, jeśli ich wspólnikami są osoby fizyczne, a roczny przychód nie przekroczył 2 mln euro.
Tak, księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wymogów dotyczących bezpieczeństwa danych i możliwości jej wydruku na żądanie urzędu skarbowego.
Do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów potrzebne są m.in. faktury sprzedaży, faktury kosztowe, paragony, dowody wewnętrzne oraz dokumenty dotyczące środków trwałych i ewidencji VAT, jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem.
Brak prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mimo obowiązku może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową, domiarem podatkowym oraz karami ze strony urzędu skarbowego.
Tak, możliwa jest zmiana formy opodatkowania (np. na ryczałt), co wiąże się z rezygnacją z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, jednak decyzję należy zgłosić do urzędu skarbowego we wskazanym terminie, zazwyczaj do 20. dnia stycznia danego roku podatkowego.
Podsumowanie
Księga przychodów i rozchodów to najprostsza forma prowadzenia ewidencji podatkowej w Polsce, ale też obszar, w którym łatwo o kosztowne pomyłki. Prowadzenie KPiR jest obowiązkiem wielu małych firm i JDG, dlatego warto zadbać o to, by było wykonywane profesjonalnie. Skorzystanie z usług biura rachunkowego, takiego jak MBTax, to nie tylko oszczędność czasu, ale też gwarancja spokoju i zgodności z przepisami. Jeśli masz pytania lub chcesz zlecić prowadzenie swojej księgi – skontaktuj się z nami i zobacz, jak możemy Ci pomóc.