Od 2026 r. nowe zasady ustalania stażu pracy. Co to oznacza dla pracowników i pracodawców?
1 stycznia 2026 r. wejdą w życie długo zapowiadane przepisy zmieniające sposób ustalania stażu pracy. To jedna z największych zmian w prawie pracy ostatnich lat – od nowego roku staż pracy nie będzie już liczony wyłącznie na podstawie zatrudnienia na etacie. Do okresów pracy, które wpływają na nabycie kluczowych uprawnień pracowniczych, zostanie doliczona również między innymi działalność gospodarcza, praca na zleceniu czy aktywność zawodowa za granicą.
Zmiany zostały ogłoszone w Dzienniku Ustaw 21 października 2025 r., a pracownicy będą mieli 24 miesiące na udokumentowanie dodatkowych okresów aktywności zawodowej. To ogromna szansa na szybsze nabycie prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego, dłuższych okresów wypowiedzenia czy nagród jubileuszowych.
Obecnie w staż pracy wlicza się wyłącznie praca w ramach stosunku pracy
W aktualnym stanie prawnym staż pracy obejmuje przede wszystkim zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Dodatkowo wlicza się niektóre okresy służby, np. w Policji czy Państwowej Straży Pożarnej. Umowy cywilnoprawne, działalność gospodarcza czy praca wykonywana za granicą – z wyjątkiem wybranych sytuacji – nie miały dotychczas znaczenia przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.
Co zmieni się od 2026 roku?
Nowe przepisy wprowadzają zupełnie szersze spojrzenie na aktywność zawodową. Do stażu pracy będą zaliczane także:
okres prowadzenia działalności gospodarczej,
okres wykonywania umowy zlecenia lub umowy agencyjnej,
okres pozostawania osobą współpracującą,
okres korzystania z tzw. ulgi na start,
praca zarobkowa wykonywana za granicą.
Dzięki temu staż pracy pracowników będzie w końcu odzwierciedlał realną aktywność zawodową, a nie tylko zatrudnienie na umowie o pracę.
Jak udokumentować nowe okresy aktywności zawodowej?
Podstawowym dokumentem potwierdzającym nowe okresy będzie zaświadczenie z ZUS. W przypadku aktywności, które nie podlegały zgłoszeniu do ubezpieczeń (np. część umów zleceń), pracownik będzie musiał samodzielnie udowodnić okres wykonywanej pracy – np. umowami, rachunkami lub innymi dokumentami.
To ważne, ponieważ nieudokumentowane okresy nie będą mogły zostać wliczone do stażu pracy.
Kiedy pracodawcy zaczną stosować nowe zasady?
Ustawodawca przewidział różne terminy obowiązywania nowych zasad dla sektora publicznego i prywatnego:
Sektor publiczny: nowe uprawnienia naliczane od 1 stycznia 2026 r.
Sektor prywatny: nowe uprawnienia naliczane od 1 maja 2026 r.
Oznacza to, że termin, od którego pracownik może korzystać z nowych zasad, zależy od tego, u jakiego pracodawcy jest zatrudniony.
Dwa lata na złożenie dokumentów – kluczowy termin
Pracownicy będą mieli 24 miesiące na dostarczenie dokumentów potwierdzających nowe okresy pracy:
od 1 stycznia 2026 r. – sektor publiczny,
od 1 maja 2026 r. – sektor prywatny.
Po upływie tego czasu nieudokumentowane okresy nie będą wliczane do stażu pracy, co może mieć realny wpływ na uprawnienia pracownika.
Dlaczego staż pracy jest tak istotny?
Staż pracy wpływa na wiele kluczowych praw pracowniczych, m.in.:
prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego,
prawo do urlopu wychowawczego,
nagrody jubileuszowe (w jednostkach sektora publicznego),
długość okresów wypowiedzenia umowy o pracę,
wysokość odpraw przysługujących przy rozwiązaniu stosunku pracy.
Poszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy sprawi, że wiele osób szybciej nabędzie dodatkowe uprawnienia lub zwiększy ich zakres.
Podsumowanie
Zmiana przepisów to dobra wiadomość zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Z jednej strony pozwala ona na sprawiedliwsze liczenie stażu pracy, a z drugiej – zwiększa transparentność i ułatwia zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Warto już teraz przygotować się do nowych zasad i zgromadzić dokumenty potwierdzające wcześniejszą aktywność zawodową.
